Krisekommunikation bidrager til at:
- sikre hurtig og relevant kommunikation med og information til borgere, brugere, ansatte, samarbejdspartnere og andre, så vi kan minimere de negative konsekvenser af krisen
- få ramte borgere til at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde
- undgå informations-tomrum og dermed potentielt rygter og spekulationer, som kan forstærke krisen og oplevelsen af krisen
- skabe tryghed og tillid til Holbæk Kommune og dermed et godt omdømme, hvor vi opleves åbne, handlekraftige, kompetente, ansvarlige og menneskelige
Kontakt
Afdelingsleder Lise Bernhardt: 72 36 10 10
Back up: pressetelefonen på 72 36 34 48 (bemandet 24/7)
Handlinger
- Ledelsen i det berørte kerneområde/stab kontakter leder af Ledelsessekretariat og Kommunikation på 72 36 58 85
- Ledelsen i det berørte kerneområde/stab nedsætter en krisestab, som fordeler roller og udpeger talsperson(er)
- Krisestaben afdækker fakta og udarbejder responsstrategi
- Leder af Ledelsessekretariat og Kommunikation organiserer kommunikationsarbejdet, eventuelt i samarbejde med medarbejdere i linjeorganisationen
Kommunikationsteamet
- udarbejder hovedbudskaber, målgrupper og kommunikationsstrategi
- opdaterer kommunens hjemmeside og sociale medier, eventuelt i samarbejde med lokale indholdsredaktører. En række institutioner under Holbæk Kommune har egne hjemmesider og sociale medier, som også kan aktiveres
- koordinerer og rådgiver om pressekontakt efter aftale med kriseledelsen. Den/de udpegede talsperson(er) kontakter pressen og besvarer henvendelser fra pressen, eventuelt via pressemedarbejder
- bistår kriseledelsen med at overvåge mediebilledet og løbende vurdere behov for yderligere information, ændringer osv.
- sender efter behov direkte beskeder til berørte målgrupper, fx sms'er, mails, AULA-beskeder.
- laver efter behov svarguides til kontaktcenteret
- opdaterer kommunens intranet, eventuelt ved at linke til hjemmeside
- sætter hvis nødvendigt autosvar med info om situationen og henvisning til hjemmeside på alle mailkonti
- laver kommunikationsbriefinger til krisestaben
Kommunikationsteamet har action cards for kommunikation i krisesituationer. De findes på afdelingens forside på intranettet og fysisk på kontoret ved det store whiteboard.
De kommunikationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med politiet og andre myndigheder.
Leveregler ved krisekommunikation
- Vær tilgængelig. Kontaktpersoner skal være til at få fat på. Ring altid tilbage, hvis du har lovet det.
- Udpeg en talsperson
- Hav styr på fakta og opdater fakta løbende
- Vær så åben og proaktiv som muligt. Når fakta er bekræftet: Gå selv ud med nyheder og opdateringer så hurtigt som muligt. Giv opdateringen en tidsangivelse.
- Fortæl, hvad du ved, og kun hvad du ved. Men fortæl også, hvornår du forventer at vide mere.
- Overvåg omtale og korriger fejl med det samme.
- Erkend, hvis der er begået fejl
- Vær i tæt dialog med centrale aktører
- Krisen kan pludselig vokse sig større – vær klar.
- Husk, at Holbæk Kommunes medarbejdere også er en vigtig målgruppe, som ikke skal læse om krisen i medierne