Aktiv hele livet

Afdelingens kritiske funktioner

• Ekstremt vejrligt (sne, storm og skybrud)
• Hedebølge
• Brand-herunder evakuering/genhusning
• Smitsomme alvorlige sygdomme (epidemi/pandemi)
• Alvorlige ulykker med børn eller personale involveret/Større ulykker
• IT-nedbrud
• IT-angreb
• Akut udskrivelse
• CBERNE

Afdelingens interne krisestyringsorganisation

Kriseleder:

Chef Aktiv Hele Livet (AHLI)

Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation:

Leder af Fagsekretariatet.

Ansvarlig for involverede personer:

Leder af Sundhed og Forebyggelse

Leder af Pleje og Omsorg

Ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer: Leder af Økonomi og administration, AHLI

Ansvarlig for kommunikation:

Leder af Fagsekretariatet.

Chef for Aktiv Hele Livets stedfortræder i forbindelse med større og længerevarende hændelsesforløb er lederen for Sundhed of Forebyggelse. Stedfortræderen skal som udgangspunkt være på sammen organisatoriske niveau som den, der afløses for, eller været udstyret med samme mandat. Stedfortræderen for kriselederen udpeges i forbindelse med aktivering af Krisestaben.

Ved kriseniveau 1 og evt. 2 skal afdelingens interne krisestyringsorganisation aktivers via telefon eller sms eller mail. Ring videre på alle tilgængelige numre indtil du har kontakt.

Hvor mødes krisestyringsorganisationen: Kriseniveau 3 samles: Holbæk Kommune – administrationsbygning, Kanalstræde 2, 3. sal, lokale 3.1 4300 Holbæk eller anden lokation udpeget ad hoc efter nærmere beslutning af kriselederen.

Mødested

Hvor mødes kriseledelsen: Ved aktivering af krisestaben på kriseniveau 3 samles denne i kommunens særlige krisestyringsrum: Holbæk Kommune – administrationsbygning, Kanalstræde 2, 3. sal, lokale 3.1, 4300 Holbæk eller anden lokation udpeget ad hoc efter nærmere beslutning af kriselederen.

Indkaldelse

Kontakt sker pr. tlf. sms og mail. Arbejdstelefonnumre og arbejdsmails anvendes som udgangspunkt.
Chefer i organisationen skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon udenfor normal arbejdstid.

Afdelingens understøttelse af kommunens øverste krisestab

Chef for Aktiv hele Livet sikrer deltagelse i krisestaben.

Alarmering

Alt efter situationen løses opgaven af relevante nøglepersoner i det enkelte område.

Ved kriseniveau 1 og evt. 2 skal afdelingens interne krisestyringsorganisation aktivers via telefon eller sms eller mail. Ring videre på alle tilgængelige numre indtil du har kontakt.

Alarmering og aktivering af sundhedskrisestaben

Ved driftsforstyrrelser og hændelser, som vedrører flere afdelinger og/eller som i en længere periode berører en stor del af kommunens borgere og virksomheder aktiveres kommunens krisestab (rødt driftsniveau). Krisestaben aktiveres, når et medlem af krisestaben, Sundhedsstyrelsen, Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) i Region Sjælland eller politiet vurderer, at en hændelse kræver højeste beredskabsniveau.

Varsler og alarmer kan komme fra flere forskellige steder:

• Kommunens ansatte
• Regionens AMK-funktion (Akut Medicinsk Koordinationscenter)
• Sundhedsstyrelsen
• Praktiserende læger
• Styrelsen for Patientsikkerhed
• Midt- og Vestsjællands Politi
• Beredskabsdirektøren
• Andre offentlige myndigheder
• Borgere

Listen er ikke udtømmende og alarmer og varsler kan komme fra andre aktører.

Opgaver i den rollebaserede krisestyring

Kriselederens opgaver

• Modtager underretning om hændelsen eller udpeges som ansvarlig for krisestaben af eks. kommunaldirektøren afhængigt af driftsniveau for håndtering af hændelsen.
• Ansvar for aktivering af den øvrige krisestab, og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab.
• Delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og sikrer optimalt samarbejde på tværs af forvaltninger/stabe, afdelingerne og funktioner.
• Ansvar for, at det overordnede situationsbillede altid er opdateret, og at der arbejdes efter den strategiske retning, som er besluttet i krisestaben.
• Ansvarlig for, at de nødvendige interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed.
• Overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen.
• Har det overordnede ansvar for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen

Særligt for kriseniveau 2 og 3-hændelser: Kriselederen har ansvar for eventuel underretning af det politiske niveau i samråd med kommunaldirektøren. Kriselederen har også ansvar for at sikre det nødvendige mandat til krisestabens løsninger.

Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

Den ansvarlige for situationsbillede, log og dokumentation (sekretær for krisestaben) har ansvar for at indsamle relevant information og tilvejebringe et opdateret situationsbillede. Derudover skal sekretæren sørge for, at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og undladelser. Dokumentationen foretages i en krisestyringslog. Skabelon findes digitalt.

Sekretæren for krisestaben sørger for løbende journalisering af dokumenter i kommunens dokumenthåndteringssystem. (ESDH)

Opgaver til ansvarlig for involverede personer

Den personansvarlige skal varetage alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørte af hændelsen. Det kan være borgere, medarbejdere, frivillige m.v.

Som personansvarlig har man til opgave at sikre et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvarlige udarbejder.

Den personansvarlige sørger for kommunal tilstedeværelse i berørte områder. F.eks. i et lille lokalsamfund, på hospitalet hvor eventuelle tilskadekomne indbringes, på arbejdspladsen som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse.

Den personansvarlige sikrer opdateret kontaktinformation på alle involverede personer, så kommunikationen kan flyde let og ubesværet.

Opgaver til ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer

Som ansvarlig for proces, teknik, bygninger og systemer indgår man i krisestaben med ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer.

Den ansvarlige for proces/teknik har som den helt overordnede og første opgave at skaffe overblik over, hvor hårdt kommunen er ramt af hændelsen. Hvilke processer er nede? Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer kan ikke længere tilvejebringes? Hvor hurtigt kan kommunen være tilbage på sporet med en midlertidig løsning? Og hvad koster det? Alle disse elementer skal hurtigst muligt kunne anvendes af krisestaben for at kunne tilrettelægge alle andres arbejde i bestræbelserne på at normalisere driften.

Opgaver til ansvarlig for kommunikation

Den kommunikationsansvarlige har til formål at sikre hurtig, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper.

Den kommunikationsansvarlige aktiverer Indsatsplan for krisekommunikation.

Den kommunikationsansvarlige har som primær opgave at udarbejde en opdateret interessentanalyse, så kriseledelsen får overblik over, hvem der skal vide hvad og hvornår. Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer, så den kun lige skal tilpasses den konkrete situation.

Den kommunikationsansvarlige udarbejder udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier, interne orienteringer, memoer m.v. som godkendes af kriselederen forud for distribution/publicering.

Kontaktoplysninger

Hvis delplanen aktiveres som led i sundhedsberedskabet henvises desuden til den overordnede kriseberedskabsplan ”Plan for kriseberedskab og fortsat drift i Holbæk kommune”.

Se desuden Action card for telefonliste med myndigheder mm., den er opdateret august 2020. Den kan også lægges som et bilag til denne delplan?

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter

Oprettelse/revision

Denne delplan er udarbejdet af Fagsekretariatet
Godkendt af chef for Aktiv Hele Livet Charlotte Larsen den 30.11.2021

Holbæk Kommunes Krisestyringsstab:
Borgmesteren: 72 36 90 60
Beredskabschefen/vagthavende indsatsleder: 72 36 25 00

Direktør: 30 21 20 20
Chef for Aktiv hele livet – ansvarlig for sundhedsberedskabsplanen: 72 36 50 87
Chef for Alle kan Bidrage: 72 36 28 67
Chef for Uddannelse til alle Unge: 72 36 88 23
Chef for Læring og Trivsel: 72 36 62 94
Områdeleder Handicap og psykiatri: 72 36 46 82
Områdeleder Sundhed og pleje: 72 36 50 87
Områdeleder Hjemmeplejen: 72 36 57 26
Leder for myndighed: 72 36 91 14
Praksiskonsulent 1 - By: 59 18 50 16 eller 41 61 51 34
Praksiskonsulent 2 - Land: 29 72 04 90
Løve Apoteket: 59 43 26 06
Elefant Apoteket: 59 43 01 38
Jyderup Apotek: 59 26 80 12
Pressetelefon: 72 36 34 48
Leder af IT + telefoni: 72 36 46 71
Lægevagten: 70 15 07 00
Leder af produktionskøkken: 72 36 53 96 eller 72 36 53 97
Afdelingsleder sundhedsplejen: 72 36 97 66 eller 72 36 71 96
Vagtcentralen – træffes hele døgnet – stabsvagt: 44 22 71 12
Embedslægeinstitutionen SST: 72 22 74 50 (mandag til torsdag 8.00-15.30, fredag 8.00-15.00) eller 70 22 02 68 (udenfor normal åbningstid)
Fors A/S (forsyning vand og varme) – hele døgnet: 70 20 20 66
Teknisk service vagt telefon hverdage 7-16: 72 36 53 58
Teknisk service vagttelefon 16-07 samt weekender og helligdage: 72 36 53 50
Kemisk beredskab, Beredskabsstyrelsen: 45 90 60 00
Giftlinjen, Bispebjerg Hospital SSI: 82 12 12 12
Center for Biosikring og – Beredskab SSI 32 68 81 27
Epidemilogisk afdeling SST: 44 94 37 73
Statens Institut for Strålebeskyttelse, Sundhedsstyrelsen: 44 54 34 54
Nukleart beredskab, Beredskabsstyrelsen: 45 90 60 00
Ammunitionsrydningstjenesten ved Forsvaret samt Kemisk Beredskab: 45 90 60 00
Politi: Midt- og Vestsjællands politi: 46 35 14 48 el. 114
Odsherred Kommune: 59 66 66 66
Kalundborg Kommune: 59 53 44 00
Sorø Kommune: 78 76 07 15
Lejre Kommune: 46 46 46 46

Udarbejdet juni 2019
Revideres juli 2023
Ansvarlig: Sundhed og pleje