Spring til indhold

IT-nedbrud

IT-nedbrud

Klik her: Se Holbæk kommunes Plan for krisebredskab og fortsat drift

Situation

Hvis der sker et IT-nedbrud eller et system går ned i kortere eller længere tid.

Hvis der sker et IT-nedbrud eller et system går ned, i kortere eller længere tid, så vil der i denne periode ikke kunne ske ajourføring af borgersager.  

Hvis fx sagsbehandlingssystemet Fasit/Nexus går ned i længere tid, er det et problem, da vi heller ikke kan tilgå borgerens sag og se kontaktoplysninger, lægeoplysninger med mere, og dermed kan vi ikke træffe de korrekte afgørelser.

Alarmering

Ved IT- og systemnedbrud kommer alarmeringen enten fra IT-afdelingen, Systemleverandøren eller fra brugerne af systemet.

I forhold til IT- og systemnedbrud uagtet om det er kortere eller længere tid har alle medarbejdere ansvar/medansvar for, at en superbruger/IKT’er kontaktes og orienteres om systemnedbruddet.

Superbruger/IKT’er kontakter administrator på systemet med henblik på afklaring af hvilken handling der skal iværksættes.

Ved længere systemnedbrud sikrer administrator, at Chefen straks kontaktes for afklaring af, hvad der skal iværksættes.

Chefen informerer straks AUBO’s direktør.

Ledelsen:

Direktør Erik Kjærgaard Andersen tlf. 72 36 63 63

Chef for AKBI Ina Stevenius Ringsdal tlf. 72 36 99 47

Stabschef Henrik Sahlgren tlf. 72 36 26 85

Afdelingsleder Claus Mercebach tlf. 72 36 92 45

Afdelingsleder Gro Thoen, tlf. 72 36 84 76

Afdelingsleder Baris Atak, tlf. 72 36 94 91

Afdelingsleder Jes Ludvigsen, tlf. 72 36 28 01

Afdelingsleder Christel Højvang Kyed, tlf. 72 36 83 75

Afdelingsleder Lise Larsen, tlf. 72 36 63 55

Afdelingsleder Gitte Egeskov tlf. 72 36 50 75

Afdelingsleder Lotte Vandel tlf. 72 36 13 95

Afdelingsleder Sabine Hessel tlf. 72 36 95 73

Andre:

Superbruger/IKT’er findes ved at klikke her

Holbæk kommunes IT-support tlf. 72 36 14 48

Midt- og Vestsjællands Politi 114 eller tlf. 46 35 14 48

Opgaver

Ved IT-nedbrud i kortere og længere tid:

  • Administrator kontakter IT-afdelingen eller systemleverandør for oplysning om tidsperspektiv.
  • Administrator melder ud til alle medarbejdere i AUBO, at systemet ikke er tilgængeligt og gerne med forventet tidsperspektiv.
  • Administrator kontakter ved længere tids IT-nedbrud Chefen, for afklaring af hvilke tiltag der skal iværksættes.
  • Administrator, Superbrugere og IKT’er understøtter ledelsen i AUBO.

Handling

Straks:

  • Superbruger/IKT’er og/eller Administrator informeres straks om nedbrud.
  • Administrator undersøger evt. tidsperspektiv og sender mail ud til alle medarbejdere i AUBO om nedbruddet.
  • Administrator kontakter Chefen, hvis nedbruddet forventes at tage mere end 1 uge, for aftale om tiltag der skal iværksættes indtil IT- eller systemnedbruddet igen fungerer.

Umiddelbart efter - resten af dagen

  • Administrator holder sig løbende orienteret om IT- eller systemnedbruddet og sender mail ud til alle medarbejdere i AUBO ved nye oplysninger.
  • Administrator, IKT’er, Superbrugere og Afdelingsledere hjælper og understøtter Chefen ved længere tids IT- eller systemnedbrud med iværksættelse af nye tiltag for opgaveløsningen.

Opfølgning

  • Administrator foretager løbende opfølgning på IT- eller systemnedbruddet.
  • Administrator holder medarbejdere og ledere opdateret på IT- eller systemnedbruddet.
  • Administrator melder ud ved korte systemnedbrud til alle medarbejdere i AUBO når systemet igen virker.
  • Administrator orienterer ved længere tids IT- eller systemnedbrud Chefen, når IT- eller systemet virker igen.
  • Chefen og Afdelingslederne beslutter hvordan den nye opgaveløsning stoppes og hvordan der meldes ud til medarbejderne. Administrator, Superbrugere og IKT’er understøtter AUBO’s ledelse i denne proces.

Ledelse og organisation

  • Den medarbejder der opdager IT-nedbrud, systemnedbrud har ansvaret for straks indsatsen iværksættes.
  • Afdelingslederen eller Administrator overtager indsatsen straks de er informeret om hændelsen indtil evt. Chefen.

Bemanding og udstyr

Følgende kan indgå i indsatsen:

  • Direktør
  • Chef for Kerneområdet
  • Afdelingslederne
  • Administrator
  • IKT’er
  • Superbrugere
  • IT-afdelingen

Kommunikation

Internt:

Ved kortere IT- og systemnedbrud er det Administrator der løbende informerer alle medarbejdere i AUBO.

Ved længere tids IT- eller systemnedbrud er det Chefen der aftaler med ledergruppen, hvem der løbende informerer alle medarbejdere i AUBO.

Eksternt:

Ved længere tids IT- eller systemnedbrud er det Chefen og ledergruppen der finder ud af hvem, hvordan og hvad der informeres ud.

Kontaktoplysninger

Ledelsen:

Direktør Erik Kjærgaard Andersen tlf. 72 36 63 63

Chef for AKBI Ina Stevenius Ringsdal tlf. 72 36 99 47

Stabschef Henrik Sahlgren tlf. 72 36 26 85

Afdelingsleder Claus Mercebach tlf. 72 36 92 45

Afdelingsleder Gro Thoen, tlf. 72 36 84 76

Afdelingsleder Baris Atak, tlf. 72 36 94 91

Afdelingsleder Jes Ludvigsen, tlf. 72 36 28 01

Afdelingsleder Christel Højvang Kyed, tlf. 72 36 83 75

Afdelingsleder Lise Larsen, tlf. 72 36 63 55

Afdelingsleder Gitte Egeskov tlf. 72 36 50 75

Afdelingsleder Lotte Vandel tlf. 72 36 13 95

Afdelingsleder Sabine Hessel tlf. 72 36 95 73

Administrator, Superbrugere og IKT’er:

Se AUBO’s Styringsark med Administrator, Superbrugere og IKT’er på Holbækken under IT og fagsystemer på linket her: Forside - Arbejdsmarked, Uddannelse og Borgerservice

Medarbejdere i AUBO:

I Outlook vælges Distributionslisten AUBO-Alle medarbejdere.

Andre:

Holbæk kommunes IT-support tlf. 72 36 14 48

Chef for Organisationsservice Ole Lollike tlf. 72 36 63 56



Feedback

Sidst opdateret

18.07.2022

Ansvarlig redaktør

Marianne Staby Frost