Kultur, Fritid og Ungeliv
Delplan
Områdets kritiske funktioner
- At kunne beskytte borgere, frivillige og medarbejdere, der befinder sig i idræts- og kulturfaciliteter, biblioteker og administrative lokaler.
- At kunne modtage og besvarer opkald på kommunens hovednummer.
- At kunne sikre fortsat udbetaling af ydelser til borgere (især ifm. længerevarende hændelser)
Afdelingens interne kriseorganisation
Kriseleder
Chef for Kultur, Fritid og Ungeliv – Brian Worm Ahlquist 72 36 62 93
Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation
Afdelingslederne der er ansvarlige for den daglige drift, har også ansvaret i en ekstraordinær situation.
Kriseleder udpeger den konkrete afdelingsleder ad hoc.
Afdelingsleder Brorfelde Julie Kirstine Linderoth Bouchet | 72 36 23 45 |
Afdelingsleder Bibliotek Piet Dahlstrøm-Nielsen | 72 36 60 35 |
Afdelingsleder Kulturskolen Lars Lundgaard Jensen | 72 36 34 99 |
Afdelingsleder Kultur & Fritidssekretariatet Jesper H. Nielsen | 72 36 74 98 |
Afdelingsleder UngHolbæk Søren Myrup | 72 36 63 41 |
Ansvarlig for involverede personer
Krisevejleder udpeger ad hoc.
Ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer
Kerneområdet Vækst og Bæredygtighed
– Akuttelefon 72 36 60 01
Kerneområdet IT og Digitalisering
- Vagttelefon 72 36 12 34
Afdelingsleder for IT og Digitalisering Troels Gade tlf. 72 36 46 71
Kriseleder udpeger ad hoc.
Ansvarlig for kommunikation
Kriseleder udpeger ad hoc.
Mødested
Kriseledelsen mødes som udgangspunkt på:
- Kultur & Fritidssekretariatet, Rådhuspladsen 1. st. tv. 4300 Holbæk.
Kriseleder kan beslutte, at kriseledelsen mødes på anden lokalitet efter konkret vurdering og informerer i givet fald de øvrige deltagere herom i forbindelse med aktivering.
Indkaldelse
Kontakt sker pr. telefon, SMS og mail.
Arbejdstelefonnumre og arbejdsmails anvendes.
Chefen for KUFU skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon udenfor normal arbejdstid.
Afdelingen understøttes af kommunens øverste krisestab
Chef for Kultur, Fritid og Ungeliv indgår i den øverste krisestab når det er relevant.
Chef for Kultur, Fritid og Ungeliv kan udpege en suppleant.
Alarmering
Alle medarbejdere kan slå alarm og skal alarmere videre. Det fremgår af de enkelte indsatsplaner.
Chef for Kultur, Fritid og Ungeliv Brian Worm Ahlquist informeres og tager stilling til, hvem der derudover skal involveres.
Alarmeringen sendes opad i ledelsessystemet – fx afdelingsleder alarmerer chef for Kultur, Fritid og Ungeliv.
Der skal tages kontakt til en sideordnet leder, hvis nærmeste leder, ikke er tilgængelig.
Alarmering sker telefonisk eller personligt.
Opgaver i den rollebaserede krisestyring
Kriselederens opgaver
- Har det overordnede ansvar for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt.
- Modtager underretning om hændelsen eller udpeges som ansvarlig for krisestaben af- eks. Kommunaldirektøren afhængigt af driftsniveau for håndtering af hændelsen.
- Ansvarlig for aktivering af den øvrige krisestab, og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab.
- Delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og sikrer optimalt samarbejde på tværs af afdelinger og funktioner.
- Har ansvar for at det overordnede situationsbillede altid er opdateret og at der arbejdes efter den strategiske retning, som er besluttet i krisestaben.
- Skal sikre den fornødne økonomi til opgaveløsningen, at der er de fornødne ressourcer til rådighed, at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed.
- Har det overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen.
- Ved kriseniveau2 og 3-hændelser – har kriseleder ansvar for eventuel underretning til det politisk niveau i samråd med kommunaldirektør. Kriseleder har også ansvar for at sikre det fornødne mandat til krisestabens løsninger.
Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation
- Ansvarlig for at indsamle relevant information og give et opdateret situationsbillede.
- Sørge for at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger handlinger og undladelser.
- Dokumentation foretages i en krisestyringslog (skabelon findes digitalt).
- Sørger for løbende journalisering af dokumenter i e-doc.
Opgaver til ansvarlig for involverede personer
- Varetager alle opgaver i relation til de mennesker der er direkte berørte af hændelsen.
- Sikre et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvarlige udarbejder.
- Sørge for kommunal tilstedeværelse i berørte områder, eksempelvis et lille lokalsamfund, sygehus eller på arbejdspladsen som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse.
- Sikrer opdateret kontaktinformation på alle involverede personer så kommunikation kan flyde let og ubesværet.
Opgaver til ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer
- Indgår i krisestaben med ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer.
- Første opgave er at skaffe overblik over hvor hårdt afdelingen er ramt af hændelsen, hvilke processer er nede, er der nogle kritiske funktioner der ikke kan opretholdes, hvor hurtigt kan vi være klar igen, hvad koster det.
- Ovenstående skal indsamles hurtigst muligt så krisestaben kan tilrettelægge det videre arbejde.
Opgaver til ansvarlig for kommunikation
- Sikre hurtig, korrekt og afpasset information til de berørte målgrupper.
- Udarbejde en interessentanalyse så kriseleder hurtigt kan få overblik over hvem der skal vide hvad og hvornår – denne kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer så den blot skal tilpasses den konkrete situation.
- Udarbejder udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier, interne orienteringer – skal godkendes af kriseleder før publicering.
Kontaktoplysninger
Kriselederen er ansvarlig for, at der tages stilling til, hvilke centrale personer og relevante samarbejdspartnere der skal kontaktes:
Alarmcentral | 1-1-2 |
Politi akut | 1-1-4 |
Midt og Vestsjællands Politi | 46 35 14 48 |
Vestsjællands Brandvæsen døgnbemandede vagtcentral | 44 22 71 12 |
Chef for Kultur, Fritid og Ungeliv Brian Worm Ahlquist | 72 36 62 93 |
Afdelingsleder Brorfelde Julie Kirstine Linderoth Bouchet | 72 36 23 45 |
Afdelingsleder Bibliotek Piet Dahlstrøm-Nielsen | 72 36 60 35 |
Afdelingsleder Kulturskolen Lars Lundgaard Jensen | 72 36 34 99 |
Afdelingsleder Kultur & Fritidssekretariatet Jesper H. Nielsen | 72 36 74 98 |
Oprettelse/revision
Indsatsplan er udarbejdet af Marianne Gottschalck.
Godkendt af Chef for Kultur, Fritid og Ungeliv Brian Worm Ahlquist den 26.01.2021.
Indsatsplaner
Alvorlig personulykke
Vold og trusler mod ansatte
Brand i bygning
Alvorlig sygdom med stor smittefare
Cyberkriminalitet/Hackerangreb
IT-nedbrud af længerevarende karakter
Terror ved events
Klor- og syreudslip
Sidst opdateret
31.08.2022
Ansvarlig redaktør