Længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer)
Situation
I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.
Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor vigtige/kritiske systemer (såsom Aula, Tabulex/SFO Børn og personale, TEA, TRIO) er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger, såsom elektronisk dokumentation, børnelister, kontaktoplysninger (fx på forældre), oplysninger om medicinering (BSC/Undløse) o.l.
Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:
- ’Ind- og udtjekning’/overblik over tilstedeværende antal børn, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer (fx brand).
- Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende - hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?
- Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.
Metoder til sikring af adgang til vigtige data (forslag):
- Fysiske udskrifter der gemmes bag ’dobbelt lås’ og opdateres med jævne mellemrum.
- Brug af en ekstern harddisk, der automatisk laver back-up af relevante data.
Alarmering
Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til den stedlige leder.
Den stedlige leder kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.
Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.
Den stedlige leder kontakter nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder).
Den stedlige eller nærmeste leder kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.
Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på
7236 4377 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk
IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 1234.
It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:
- fiberforbindelser
- telefoniplatform
- netværk
- Office365 (generelt).
Opgaver
- Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
- Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
- Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.
Handling
Den enkelte enhed skal lave en lokal indsatsplan med beskrivelse af, hvilke oplysninger, der er vigtige at sikre adgang til i tilfælde af et IT-nedbrud, og hvordan dette lavpraktisk kan gøres.
Enhederne bør overveje følgende:
- Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene/de unge, når/hvis kritiske systemer er ’nede’?
- Overblik over børnene – hvordan?
- Adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
- Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger?
Ledelse og organisation
- Alle enheder/arbejdspladser har udpeget en lokal krisestab, som består af navngivne personer fra ledelsen og kontaktinformationer (jf. lokal indsatsplan). Se ’Delplan for Læring og Trivsel’ for uddybelse af rollerne.
- Den stedlige leder eller dennes nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
- Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.
- I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) informerer chef for Læring og Trivsel, Tanja Steffe Nøhr, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.
Bemanding og udstyr
Den stedlige leder vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.
Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.
Kommunikation
Se afsnit om ’Alarmering’
Den stedlige leder eller nærmeste leder
- varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
- varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.
Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).
Kontaktoplysninger
Kontaktoplysninger på:
- Kommunens IT-afdeling: 72 36 4377/ isikkerhed@holb.dk. Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 1234.
- Chef for Læring og Trivsel, Tanja Steffe Nøhr:7236 3619, tann@holb.dk
- Alternativt leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 7236 3673, lasso@holb.dk
Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter
Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. (GDPR)
’Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses fx inde i et skab i et aflåst rum).
Oprettelse/revision
Denne indsatsplan er udarbejdet af Anja Skou Poulsen, konsulent ved Fagcenter for Læring og Trivsel.
Sidst opdateret
20.01.2023
Ansvarlig redaktør