Længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer)

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.

Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor vigtige/kritiske systemer (såsom Aula, Tabulex - TEA, TRIO mv.) er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger, såsom elektronisk dokumentation, børnelister, kontaktoplysninger (fx på forældre), oplysninger om medicinering (BSC) o.l.

Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:

• ’Ind- og udtjekning’/overblik over tilstedeværende antal børn, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer (fx brand).
• Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende - hvordan kontaktes de i akutte tilfælde under et nedbrud?
• Oplysninger om medicin/medicinering i tilfælde, hvor der er aftaler om dette.

Metoder til sikring af adgang til vigtige data (forslag):

• Fysiske udskrifter der gemmes bag ’dobbelt lås’ og opdateres med jævne mellemrum.
• Brug af en ekstern harddisk, der automatisk laver back-up af relevante data.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til den stedlige leder.

Den stedlige leder kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder kontakter nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder).

Den stedlige eller nærmeste leder kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på

7236 4377 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 1234.

It-vagten omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

• fiberforbindelser
• telefoniplatform
• netværk
• Office365 (generelt).

Opgaver

• Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
• Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
• Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handling

Den enkelte enhed skal lave en lokal indsatsplan med beskrivelse af, hvilke oplysninger, der er vigtige at sikre adgang til i tilfælde af et IT-nedbrud, og hvordan dette lavpraktisk kan gøres.

Enhederne bør overveje følgende:

• Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene/de unge, når/hvis kritiske systemer er ’nede’?
• Overblik over børnene – hvordan?
• Adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
• Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger?

Ledelse og organisation

• Alle enheder/arbejdspladser har udpeget en lokal krisestab, som består af navngivne personer fra ledelsen og kontaktinformationer (jf. lokal indsatsplan). Se ’Delplan for Læring og Trivsel’ for uddybelse af rollerne.
• Den stedlige leder eller dennes nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
• Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.
• I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) informerer chef for Læring og Trivsel, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Bemanding og udstyr

Den stedlige leder vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Den stedlige leder eller nærmeste leder

• varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
• varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Kontaktoplysninger

• Kommunens IT-afdeling: 72 36 4377/ isikkerhed@holb.dk Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 1234 (IT-vagten).
• Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller:7236 2062, kmoll@holb.dk
• Alternativt leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 7236 3673, lasso@holb.dk

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. (GDPR)

’Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses fx inde i et skab i et aflåst rum).

Oprettelse/revision

Denne indsatsplan er udarbejdet af Anja Skou Poulsen, konsulent ved Fagcenter for Læring og Trivsel.

Senest revideret: Juli 2023.