Længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer)

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.

Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor vigtige/kritiske systemer (såsom Aula, Tabulex/SFO Børn og personale, TEA, TRIO) er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger, såsom elektronisk dokumentation, børnelister, kontaktoplysninger (fx på forældre), oplysninger om medicinering (BSC/Undløse) o.l.

Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:

• ’Ind- og udtjekning’/overblik over tilstedeværende antal børn, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer (fx brand).
• Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende - hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?
• Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.

Metoder til sikring af adgang til vigtige data (forslag):

• Fysiske udskrifter der gemmes bag ’dobbelt lås’ og opdateres med jævne mellemrum.
• Brug af en ekstern harddisk, der automatisk laver back-up af relevante data.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til den stedlige leder.

Den stedlige leder kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder kontakter nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder).

Den stedlige eller nærmeste leder kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på

7236 4377 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 1234.

It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

• fiberforbindelser
• telefoniplatform
• netværk
• Office365 (generelt).

Opgaver

• Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
• Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
• Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handling

Den enkelte enhed skal lave en lokal indsatsplan med beskrivelse af, hvilke oplysninger, der er vigtige at sikre adgang til i tilfælde af et IT-nedbrud, og hvordan dette lavpraktisk kan gøres.

Enhederne bør overveje følgende:

• Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene/de unge, når/hvis kritiske systemer er ’nede’?
• Overblik over børnene – hvordan?
• Adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
• Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger?

Ledelse og organisation

• Alle enheder/arbejdspladser har udpeget en lokal krisestab, som består af navngivne personer fra ledelsen og kontaktinformationer (jf. lokal indsatsplan). Se ’Delplan for Læring og Trivsel’ for uddybelse af rollerne.
• Den stedlige leder eller dennes nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
• Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.
• I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) informerer chef for Læring og Trivsel, Tanja Steffe Nøhr, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Bemanding og udstyr

Den stedlige leder vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Den stedlige leder eller nærmeste leder

• varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
• varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Kontaktoplysninger

Kontaktoplysninger på:

• Kommunens IT-afdeling: 72 36 4377/ isikkerhed@holb.dk. Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 1234.
• Chef for Læring og Trivsel, Tanja Steffe Nøhr:7236 3619, tann@holb.dk
• Alternativt leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 7236 3673, lasso@holb.dk

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. (GDPR)

’Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses fx inde i et skab i et aflåst rum).

Oprettelse/revision

Denne indsatsplan er udarbejdet af Anja Skou Poulsen, konsulent ved Fagcenter for Læring og Trivsel.