Krisekommunikation bidrager til at:
- sikre hurtig og relevant kommunikation med og information til borgere, brugere, ansatte, samarbejdspartnere og andre, så vi kan minimere de negative konsekvenser af krisen
- få ramte borgere til at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde
- undgå informations-tomrum og dermed potentielt rygter og spekulationer, som kan forstærke krisen og oplevelsen af krisen
- skabe tryghed og tillid til Holbæk Kommune og dermed et godt omdømme, hvor vi opleves åbne, handlekraftige, kompetente, ansvarlige og menneskelige
Kontakt
Leder af Ledelsessekretariat og Kommunikation Karen Breiner på 72 36 58 85
Back up: pressetelefonen på 72 36 34 48 (bemandet 24/7)
Handlinger
- Ledelsen i det berørte kerneområde/stab kontakter leder af Ledelsessekretariat og Kommunikation på 72 36 58 85
- Ledelsen i det berørte kerneområde/stab nedsætter en krisestab, som fordeler roller og udpeger talsperson(er)
- Krisestaben afdækker fakta og udarbejder responsstrategi
- Leder af Ledelsessekretariat og Kommunikation organiserer kommunikationsarbejdet, eventuelt i samarbejde med medarbejdere i linjeorganisationen
Kommunikationsteamet
- udarbejder hovedbudskaber, målgrupper og kommunikationsstrategi
- opdaterer kommunens hjemmeside og sociale medier, eventuelt i samarbejde med lokale indholdsredaktører. En række institutioner under Holbæk Kommune har egne hjemmesider og sociale medier, som også kan aktiveres
- koordinerer og rådgiver om pressekontakt efter aftale med kriseledelsen. Den/de udpegede talsperson(er) kontakter pressen og besvarer henvendelser fra pressen, eventuelt via pressemedarbejder
- bistår kriseledelsen med at overvåge mediebilledet og løbende vurdere behov for yderligere information, ændringer osv.
- sender efter behov direkte beskeder til berørte målgrupper, fx sms'er, mails, AULA-beskeder.
- laver efter behov svarguides til kontaktcenteret
- opdaterer kommunens intranet, eventuelt ved at linke til hjemmeside
- sætter hvis nødvendigt autosvar med info om situationen og henvisning til hjemmeside på alle mailkonti
- laver kommunikationsbriefinger til krisestaben
Kommunikationsteamet har action cards for kommunikation i krisesituationer. De findes på afdelingens forside på intranettet og fysisk på kontoret ved det store whiteboard.
De kommunikationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med politiet og andre myndigheder.
Leveregler ved krisekommunikation
- Vær tilgængelig. Kontaktpersoner skal være til at få fat på. Ring altid tilbage, hvis du har lovet det.
- Udpeg en talsperson
- Hav styr på fakta og opdater fakta løbende
- Vær så åben og proaktiv som muligt. Når fakta er bekræftet: Gå selv ud med nyheder og opdateringer så hurtigt som muligt. Giv opdateringen en tidsangivelse.
- Fortæl, hvad du ved, og kun hvad du ved. Men fortæl også, hvornår du forventer at vide mere.
- Overvåg omtale og korriger fejl med det samme.
- Erkend, hvis der er begået fejl
- Vær i tæt dialog med centrale aktører
- Krisen kan pludselig vokse sig større – vær klar.
- Husk, at Holbæk Kommunes medarbejdere også er en vigtig målgruppe, som ikke skal læse om krisen i medierne